Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator sestankov ekipe
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Koordinatorja sestankov ekipe, ki bo odgovoren za organizacijo, usklajevanje in spremljanje vseh vidikov sestankov znotraj ekipe. Ta vloga je ključna za zagotavljanje učinkovite komunikacije, pravočasnega prenosa informacij in nemotenega poteka projektov. Idealni kandidat bo imel odlične organizacijske sposobnosti, pozornost do podrobnosti in sposobnost dela v dinamičnem okolju.
Koordinator sestankov ekipe bo skrbel za pripravo dnevnih redov, rezervacijo prostorov, pošiljanje vabil in zapisovanje zapisnikov. Prav tako bo odgovoren za spremljanje izvedbe dogovorjenih nalog po sestankih ter za zagotavljanje, da so vsi člani ekipe obveščeni o pomembnih informacijah. Vloga zahteva visoko stopnjo profesionalnosti, zanesljivosti in sposobnosti upravljanja več nalog hkrati.
Poleg tega bo koordinator sodeloval z različnimi oddelki in zunanjimi partnerji, da zagotovi usklajenost terminov in razpoložljivosti. Pomembno je, da ima kandidat dobro znanje uporabe orodij za upravljanje časa in sestankov, kot so Outlook, Google Calendar, Zoom in podobno. Prav tako je zaželeno osnovno znanje projektnega vodenja.
Uspešen koordinator sestankov ekipe bo prispeval k večji učinkovitosti ekipe, zmanjšal število zamujenih rokov in izboljšal splošno komunikacijo znotraj organizacije. Če ste oseba, ki uživa v strukturiranju, načrtovanju in podpori timskega dela, vas vabimo, da se prijavite na to delovno mesto.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organizacija in usklajevanje internih in eksternih sestankov
- Priprava dnevnih redov in zapisnikov sestankov
- Rezervacija prostorov in tehnične opreme
- Pošiljanje vabil in opomnikov udeležencem
- Spremljanje izvedbe dogovorjenih nalog po sestankih
- Komunikacija z različnimi oddelki in zunanjimi partnerji
- Upravljanje koledarjev in urnikov ekipe
- Zagotavljanje pravočasnega prenosa informacij
- Uporaba orodij za videokonference in upravljanje časa
- Podpora vodjem projektov pri organizaciji sestankov
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višja izobrazba
- Izkušnje z organizacijo sestankov ali administrativnim delom
- Odlične organizacijske in komunikacijske sposobnosti
- Poznavanje orodij kot so Outlook, Google Calendar, Zoom
- Sposobnost dela pod pritiskom in upravljanja več nalog hkrati
- Natančnost in pozornost do podrobnosti
- Samoiniciativnost in zanesljivost
- Dobro znanje slovenskega in angleškega jezika
- Poznavanje osnov projektnega vodenja je prednost
- Sposobnost timskega dela in sodelovanja z različnimi oddelki
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z organizacijo sestankov?
- Kako upravljate več nalog hkrati?
- Katere digitalne koledarje in orodja za sestanke uporabljate?
- Kako zagotovite, da so vsi udeleženci pravočasno obveščeni?
- Kako ravnate v primeru spremembe termina v zadnjem trenutku?
- Ali imate izkušnje z zapisovanjem zapisnikov?
- Kako sodelujete z različnimi oddelki pri usklajevanju terminov?
- Kako zagotavljate, da se dogovorjene naloge po sestanku tudi izvedejo?
- Ali ste že uporabljali orodja za videokonference?
- Kako bi opisali svoj pristop k organizaciji in načrtovanju?
